高校檔案整理工作不容忽視，為便于各檔案工作人更清晰的了解檔案整理工作，特將檔案整理工作規(guī)范簡單梳理并告知大家。從突出重點、減少重復(fù)、便于操作出發(fā)，將高校檔案實體分類法中的有關(guān)類別進行了合并說明，此方法僅適用于對各職能部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不影響學(xué)校檔案工作管理規(guī)范的正常實施。

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??? 一、總則

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??? 1.凡是學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等各項活動中形成的、辦理完畢、具有保存價值的各種紙質(zhì)材料及其它載體的聲像制品、實物等均屬學(xué)校檔案。

??? 2.學(xué)校檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準確和安全，便于開發(fā)利用。

??? 3.嚴格實行部門立卷歸檔制度，各二級部門應(yīng)配備兼職檔案員，統(tǒng)一管理本部門的文件材料，并按期向?qū)W校檔案館移交。

??? 4.學(xué)校檔案的歸檔工作應(yīng)實行“三納入”，即納入各二級管理部門的計劃、規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責范圍；做到“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時要布置、檢查、總結(jié)、驗收部門檔案工作。

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???? 二、歸檔范圍

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??? 1.確定歸檔范圍的原則：歸檔的材料必須對學(xué)校工作具有長遠的參考作用、憑證作用和研究價值；必須反映各職能活動的重要過程，保證完整、準確、系統(tǒng)；必須遵循自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機聯(lián)系。

??? 2.歸檔的主要內(nèi)容：具體范圍見“各職能部門歸檔范圍及保管期限”。

??? 3.歸檔的重點：上級針對本校的指令性、指導(dǎo)性文件；本校形成的全局性、綜合性文件材料；學(xué)校黨政文件；校際合同、協(xié)議（包括外事）；教學(xué)各層次、環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的不同載體的材料；科研項目研究原始數(shù)據(jù)、鑒定及獲獎；經(jīng)濟實體業(yè)務(wù)往來合同、產(chǎn)品全套設(shè)計、工藝圖紙、關(guān)鍵性的材料；學(xué)?？偲矫鎴D、基建項目審批及勘查，特別是建筑用料數(shù)據(jù)及全套竣工圖、變更圖；儀器設(shè)備項目（特別是價值10萬元以上的）的全套隨機使用說明、圖樣；出版物本身；重大涉外和國際合作項目，留學(xué)生工作活動中形成的不同載體的文件材料；會計活動中各個階段形成的不同類型的具有長期保存價值的文件材料；學(xué)校重大活動中形成的聲像制品、實物檔案等。

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???? 三、整理程序及方法

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??? 1.檢查。

??? 檢查案卷的文件成份，文件是否收集齊全完整，同時檢查有無不需歸檔的文件材料；檢查案卷文件的聯(lián)系，糾正案卷之間文件歸類不統(tǒng)一、相互混淆、重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象；檢查案卷文件的保存價值，各案卷中文件保存價值是否有差異，各部分之間是否大體一致。

??? 檢查文件材料有無字跡模糊及圓珠筆、鉛筆、純蘭墨水書寫等情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當及時進行返工、復(fù)制；破損的文件應(yīng)予修整；不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面（A4），以便于檔案的利用和保管。

??? 2.整理。

??? ⑴按件整理

??? 隨著檔案管理信息和程度的提高，高校檔案一般以每份文件為整理單位，文件正本與定稿為1件，正文與附件為1件，原件與復(fù)制件為1件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為1件，來文與復(fù)文可為1件。每件排列順序為批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；正本在前，發(fā)文單在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。

??? 一般文件歸入其形成年度?？缒甓鹊囊?guī)劃和計劃歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的請示與批復(fù)，一般歸入批復(fù)年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準執(zhí)行年度；按學(xué)年處理的文件歸入專門年度。

?? ?⑵按卷整理

各類檔案中全校性會議、項目（審計、非訴訟案件、基建、產(chǎn)品、科研、設(shè)備）、畢業(yè)生學(xué)籍檔案、學(xué)報等材料仍然采取按卷整理的方式。

??? 一般案卷歸入其最終形成年度。會議材料按會議的屆次組合，一會一卷或一會數(shù)卷；跨年度的會議文件，一般歸入會議開幕的年度；項目材料不論過程長短，均歸入審結(jié)、購置、竣工年度；畢業(yè)生學(xué)籍檔案歸入畢業(yè)年度。

??? 3.排列。

??? 歸檔文件中同年度的學(xué)校黨委（或行政）制發(fā)的文件自成一類，先按照保管期限分成永久和定期兩類，再分別按形成時間排序；各職能部門形成的文件，則根據(jù)內(nèi)容的重要程度確定保管期限后，先永久后定期參考形成時間流水排序。

??? 案卷則根據(jù)文件的數(shù)量，一般每卷不超過200頁。對同一問題文件數(shù)量多的，宜酌情分卷；非訴訟材料案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后，按立案問題或人頭組合，可以一案（人）一卷或一案（人）數(shù)卷；其它材料按文件重要程度或形成時間順序排列；學(xué)籍檔案中登記表、成績表以班為整理單位，成績單以專業(yè)為單位按學(xué)期排列組卷。

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??? 四、數(shù)據(jù)錄入

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??? 將文件的有關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng),是檔案整理階段的重要組成部分，其質(zhì)量直接影響檔案的檢索和利用，檔案信息管理系統(tǒng)的使用詳見《檔案管理系統(tǒng)使用指南》。

聲像和實物檔案由交接雙方共同觀察有無缺損、質(zhì)量問題，符合條件的則隨時登陸錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，輸出移交目錄雙方審核簽章，檔案進館。

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??? 五、裝訂

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